Comment réduire sa to-do list sans passer à côté de l’essentiel 📚

Hello les Sboons,

Cette semaine va être particulièrement chargée, et je ne sais pas si vous êtes comme moi, mais face à une liste de choses à faire qui n’en finit pas, j’ai tendance à paniquer, à me dire que je n’y arriverai probablement jamais, et à finir par faire n’importe quoi… c’est à dire tout, sauf ce qui était vraiment essentiel.

Avant toute chose, je vous conseille 2 ressources qui m’ont beaucoup aidée à me repérer et à poser les bonnes questions dans ces moments-là (et donc à trouver les bonnes réponses…) :
– Les épisodes 93 et 109 du podcast Change ma vie de Clotilde Dusoulier, qui propose ce qu’elle appelle des « outils pour l’esprit » pour nous aider à gérer nos émotions, notre quotidien et… notre vie ! Ils sont respectivement consacrés au fait de savoir dire non et d’alléger sa to-do list. Le podcast est disponible sur toutes les plateformes habituelles. Clotilde est très pédagogue et propose de vrais outils pour arriver à se décharger un peu et à y voir plus clair, le tout en très peu de temps : accordez-vous ces quelques minutes attentives sur un trajet ou en buvant votre café du matin… effet immédiat garanti !
– Le livre The One Thing : Passez à l’essentiel, de Gary Keller, qui est véritablement ma bible pour mon organisation cette année. Je l’ai lu en anglais et il est très accessible, mais vous trouverez aisément la version française en farfouillant un peu. Je ne développe pas plus ici car c’est essentiellement de lui que je m’inspire pour vous donner mes quelques conseils aujourd’hui, mais c’est une mine d’or de conseils pour apprendre à être efficace et à ne pas passer à côté de ce qui compte vraiment pour nous. Je ne peux que vous le recommander, tous les proches à qui je l’ai conseillé jusque là sont absolument conquis et nous avons eu beaucoup de plaisir à en discuter entre nous ensuite !

On y va donc pour les quelques conseils qui changent la donne lorsque vous vous sentez débordés 💪🏼

1. Prendre le temps de respirer et de relativiser avant de s’attaquer à son emploi du temps

Pas facile aujourd’hui de déculpabiliser face à nos listes de « choses à faire » à rallonge. Mais choses à faire… pour quoi ? Pour qui ? Pour soi ? Pour les autres ? Parce que « c’est bien de… » ?

Aujourd’hui, à suivre un peu les réseaux sociaux, les « conseils » qui nous arrivent d’un peu partout, il faudrait faire du sport, cuisiner maison sain et healthy, avoir une vie sociale, trouver un travail épanouissant et s’y investir à fond, ne pas passer de temps sur les écrans, tester une nouvelle adresse whouaou, organiser une activité qui sorte de l’ordinaire avec son partenaire, lire ce livre dont tout le monde parle, prendre du temps pour soi, avoir une maison bien tenue… le tout tout de suite, parce qu’après, autre chose arrive ! Et je ne parle même pas de si vous avez des enfants ! Bon, vous avez compris l’idée, j’en passe des vertes et des pas mûres en fonction des objectifs personnels que vous vous fixez en plus compte tenu de vos propres envies, mais l’on voit bien que tout ça, c’est trop.

Une semaine fait 168h et vous avez probablement besoin de sommeil entre 7 et 8h par nuit. Ce qui soustrait environ 55h et vous laisse de disponibles 113h. C’est déjà beaucoup. Et c’est surtout non-négociable, car le sommeil ça ne se rattrape pas – et ne vous en faites pas, ça laisse largement la place pour le reste.

Si vous n’êtes pas encore tout à fait OK avec ça, prenez le temps d’aller vous asseoir en terrasse sans musique ni distraction, de boire un café et de respirer pour vous convaincre du fait que ça ne va pas être facile, mais que comme le reste, ça passera finalement toujours et que vous serez encore là à la fin de la semaine. La question est simplement : comment l’aurez-vous vécue ? En réalité, beaucoup de choses peuvent attendre, c’est ce qu’on va essayer de déterminer ensemble. Alors prenez vraiment ce temps pour décompresser – 15min, une demi-heure, une heure s’il le faut, c’est impératif que vous soyez optimiste pour attaquer ! -, prenez un carnet et un stylo, et c’est parti pour s’organiser raisonnablement avec ce qui compte vraiment !

2. Faire le tri entre ce qui peut être fait et ce qui doit être fait : la question de l’essentiel

La raison pour laquelle j’aime penser par semaine et non par jour est qu’on sur-estime souvent ce qu’on peut faire en une journée, mais qu’on sous-estime le potentiel que peut représenter une semaine entière. Qui n’a jamais fait une liste impossible à réaliser sur 24h en baissant les bras à la fin de la journée plutôt que de la faire sur une semaine et de la répartir de façon raisonnable chaque jour ?

Nous cherchons donc la réponse à une série de questions simples : dans mon travail / ma vie personnelle / mes obligations, quelle est la chose essentielle qui doit absolument être faite cette semaine ?

Un des pires mensonges que vous pouvez vous raconter pour vous empêcher de faire le tri, c’est que tout a la même importance. C’est faux, et à réfléchir de cette façon, il est absolument impossible d’être au clair dans son esprit et de déculpabiliser de ne pas réussir à accomplir… l’impossible. Comment savoir ce qui compte le plus ?

Procédons par étapes. Commencez par noter sur une feuille toutes les choses que vous voudriez accomplir cette semaine. Ne faites aucun tri, écrivez tout ce qui vous passe par la tête, tout ce qui vous semble devoir être fait pour que vous jugiez votre semaine de réussie.

Cela fait, divisez une page en 3 sections : travail / perso / obligations.
🌻 La catégorie travail parle d’elle-même : il s’agit de votre activité principale, celle qui vous apporte une rémunération chaque mois et qui, normalement, occupe la majorité de votre temps.
🌻 La catégorie personnelle est plus difficile à circonscrire : il peut s’agir tant du temps que vous décidez de prendre pour vous, que de la vie sociale, des activités que vous aimez en dehors du travail, du sport, de la vie de couple… Dans tous les cas, cette catégorie ne doit contenir que des choses positives qui vous font réellement plaisir et que vous ne faites pas sous la contrainte.
🌻 Enfin, la catégorie obligations englobe normalement tout le reste : ce que vous n’avez pas vraiment envie de faire, mais que vous êtes tout de même contraint d’accomplir. C’est le cas de la plupart des tâches ménagères, d’une obligation familiale particulière, d’un programme de sport s’il est obligatoire mais que vous n’en avez pas du tout envie…

Reprenez votre liste initiale, et répartissez chacune des tâches notées dans une des trois catégories. Normalement, une tâche ne peut être contenue que dans une seule d’entre elle – sinon, c’est qu’elle est mal définie et mérite d’être décomposée.

Bien, nous y voyons normalement un peu plus clair à présent !

A présent, c’est peut être le plus difficile, classifiez dans chaque catégorie les tâches du plus important au moins important. C’est le moment d’être honnête avec soi-même : quelles sont celles qui peuvent attendre, et quelles sont celles qui vous apporteront le plus, à vous et à vous seul, si vous les accomplissez cette semaine ? Ne pensez pas à faire plaisir à X ou Y ; demandez-vous plutôt pourquoi pour vous telle tâche est plus importante que telle autre. Si faire plaisir est pour vous le plus important, alors choisissez consciemment de prendre du temps pour X ou Y. Mais ne le faîtes pas par dépit : le temps est limité, et vous devez pouvoir choisir en conscience ce que vous en faîtes !

A titre d’exemple, voici ce qui ressort de mes catégories cette semaine :
Travail : avancer la thèse > préparer les leçons de 24h > faire des recherches personnelles pour écrire un article de droit.
Perso : travailler mes pièces au piano > passer du temps avec mon père > voir deux amies pour un brunch > dîner chez la maman de mon copain > avancer mon puzzle > finir mon livre en cours
Obligations : m’occuper du chat de ma maman pendant son absence > faire des courses pour manger (mon frigo est VIDE) > gérer le compte Twitter de mon centre de recherche > lancer des lessives > faire du ménage

Prenez le temps d’ordonner les choses calmement. Le reste suivra beaucoup plus facilement ensuite !

3. Fixer des plages horaires immuables : vous avez rendez-vous avez vous-même !

Il parait qu’enseigner, c’est répéter. Alors je le redis encore une fois : vous ne pourrez pas tout faire, et c’est peut-être le dernier des conseils qui sera le plus important pour s’en convaincre : apprenez à accepter le chaos ! Mais ça, nous y reviendrons en fin d’article.

Le travail que vous venez de faire est absolument essentiel pour construire votre emploi du temps de la semaine jour après jour.

La première des choses à faire est d’être au clair sur les jours que vous passerez à travailler, et celui (ou ceux, si vous libérez tous le week-end) que vous passerez à vous détendre. Ne négligez pas les temps de détente, ils sont essentiels. C’est d’ailleurs toujours eux que je commence à réserver dans mon agenda, car c’est toujours plus motivant de savoir que le travail est finalement limité dans le temps. Et attention, il ne s’agit pas des temps où je prévois un sortie, un café, un rendez-vous avec mes parents… Non, je parle de réelles plages horaires sans RIEN de prévu, qui me permettront de faire exactement ce dont j’ai envie : peut-être aurai-je la motivation pour avancer sur mes projets personnels ou mon travail ; peut-être pas. Dans tous les cas, ces plages sont faites pour s’écouter et se reposer, et justement éviter de culpabiliser s’il ne s’y passe strictement rien : pas de problème, c’était prévu !

Notez-vous donc d’emblée quels sont les jours travaillés, et quelles seront vos plages de repos. Personnellement, je prévois toujours le dimanche après-midi de complètement libre, et idem pour au moins 2 soirées pleines dans la semaine.

Cela fait, passons aux journées travaillées : bloquez-vous toujours un temps le matin pour vous préparer et faire toutes les choses qui vous mettent en jambe avant d’attaquer le travail. Cela peut-être un bon petit déjeuner, du sport, un temps réserver pour se maquiller… Prenez en compte chacune de vos habitudes pour être réaliste lorsque vous noterez votre heure de démarrage sur votre agenda. Personnellement, je sais que je me lève entre 6h et 6h30 tous les jours et qu’il me faut environ 2h avant de me mettre au travail car j’intègre presque systématiquement une séance de sport et un bon petit-déjeuner. Je le sais, alors je le prévois pour ne pas encore une fois avoir l’impression d’être prise au dépourvu ! Mais nous aurons l’occasion de reparler des routines du matin plus amplement dans un prochain article.

Bien, il me semble que ça y est, le temps restant est dégagé.

La première des choses à faire est de chaque matin, vous fixer 4h de réservées, un créneau immuable pour vous concentrer sur votre essentiel dans la catégorie travail. C’est votre rendez-vous personnel, celui que vous ne devez manquer sous aucun prétexte. L’obligation phare de votre journée. 4 heures, par une de plus, pas une de moins, mais 4 heures réelles durant lesquelles le téléphone reste coupé et vous n’êtes dérangé par personne. J’opte presque toujours pour du 9h-13h. Au début, la concentration semblera difficile… Et vous verrez que petit à petit, si vous vous efforcez de ne rien faire d’autre, vous finirez par vous y habituer. N’oubliez pas : vous avez rendez-vous avez-vous même, c’est important et immuable. Vous ne feriez pas faux-bond à quelqu’un avec qui vous avez pris rendez-vous, n’est-ce pas ? Alors respectez-vous autant que ce que vous feriez pour autrui !

Après le déjeuner, bloquez-vous à nouveau une plage horaire pour vous attelez à une deuxième tâche moins importante de votre travail (la deuxième sur la liste !). Souvent, 2h suffisent si vous êtes en bonne condition. Personnellement, je prévois toujours 2 vraies heures de coupure au déjeuner pour avoir le temps de manger correctement puis d’aller marcher ou de prendre l’air pour me réveiller pour l’après-midi. Trouvez ce qui vous fait du bien sur ce temps là pour repartir du bon pied pour la seconde partie de la journée !

En fin de journée, idem, bloquez vous respectivement deux créneaux distincts pour faire une tâche personnelle, et remplir une obligation. La plus importante de votre liste toujours en premier. Pour moi, il s’agit de travailler mon jeu au piano quotidiennement : je bloque donc systématiquement 1h à 1h30 avant le dîner pour m’y consacrer. Et je garde enfin 30min pour effectuer une de mes obligations.

Renouvelez l’opération chaque jour, en éliminant les tâches qui peuvent être effectuées en une fois lorsque c’est le cas au fur et à mesure, et en consacrant chaque jour à celles qui doivent être réitérées lorsqu’elles constituent votre essentiel (dans mon exemple, mon travail de thèse et mon jeu au piano !).

L’avantage de fonctionner par créneaux horaires est qu’il devient impossible de s’éparpiller. Vous avez pris des rendez-vous raisonnables et tenables durant la journée, vous devez vous y rendre, un point c’est tout. L’exercice est également excellent pour la concentration : vous êtes contraints de vous consacrer à une seule tâche sur un temps délimité, ce qui est motivant car vous savez que vous n’en avez « que pour X temps ». Autrement, les journées risquent de virer à l’improvisation et de vous faire perdre le fil de ce qui était important…

Personne n’a dit qu’il était facile de s’organiser. Mais prenez le temps d’essayer et surtout de vous observer : étiez-vous déconcentré ? Une tâche a-t-elle pris plus de temps que ce que vous prévoyiez ? Êtes vous fatigués du rythme que vous vous imposez ? Faites une semaine test et notez chaque jour ce qui a été et ce qui n’a pas été, pour vous ajuster. Vous verrez qu’au fil du temps, beaucoup de choses vous paraîtront beaucoup plus faciles à prévoir que de prime abord !

4. Déléguer ce qui peut être fait facilement par autrui

Ah la délégation… Drôle de concept pour les control-freak comme moi ! Et pourtant, accepter qu’on ne peut pas tout faire n’est pas forcément renoncer. Cela implique aussi de savoir demander de l’aide, dire non en pleine conscience, et déléguer.

Reprenez votre liste et regardez ce qui pourrait être simplifié. Lors d’une semaine chargée, pourquoi ne pas commander vos courses en ligne ou via une application téléphonique ? Ou acheter des produits rapides et faciles à faire, voire déjà cuisinés ? Dans un monde idéal, je ferais mes courses à La Ruche qui dit Oui toutes les semaines et je complèterais avec le marché, la biocoop, Lidl pour certains produits vraiment pas chers, et Monoprix pour mes ptits plaisirs. Mais voilà, certaines semaines, j’accepte aussi qu’une livraison Frichti de dernière minute puisse me sauver la mise. Sans en abuser, il faut aussi savoir se décharger !

Par ailleurs, votre partenaire a peut-être plus de temps que vous : ce n’est pas forcément dans vos habitudes, mais demandez-lui si lui ou elle ne peut pas se charger des dîners cette semaine (même quand on ne sait pas cuisiner, ouvrir une boîte de haricots verts et faire cuire des pâtes peut s’avérer largement suffisant !), ou d’apporter cette fichue robe au pressing pour vous, ou d’aller chercher le colis qui pourrit au point relais depuis 10 jours parce que le livreur l’a finalement apporté à 3km de chez vous ? Les semaines les plus chargées, prévenez vos proches que vous ne serez pas beaucoup disponibles et que vous aurez plus de temps probablement plus tard : vous seriez étonnés de voir que beaucoup d’entre eux comprennent parfaitement si vous leur expliquez avec douceur mais conviction, et surtout, vous serez moralement déchargé. Et demandez à votre cercle le plus proche un peu d’aide pour vous soulagez ! Cela implique parfois de réaliser des emplois du temps en commun pour trouver des plages sur lesquelles vous pourrez passer du temps à ne rien faire, ou simplement constater que certains jours vous pouvez vous entraider. C’est ce qu’on appelle la synergie, et… à vrai dire, ça fonctionne plutôt bien, il suffit d’accepter que les choses ne seront pas forcément faites à votre façon. Mais est-ce vraiment si grave ?

5. Accepter le chaos

J’aimerais que tout soit toujours impeccable dans mon appartement, que tout soit propre, que les nourriture soit prête à l’avance et faite maison, que mon placard à vêtements soit rangés impeccablement, appeler tous les amis à qui je n’ai pas parlé depuis longtemps, me faire les ongles et enfin finir l’énorme puzzle qui occupe ma table à manger depuis quasiment 3 semaines maintenant.

Mais en réalisant mes listes, j’ai constaté que toutes ces choses, si elles m’aident à dormir la nuit, ne me font pas avancer dans ma vie personnelle. Elles sont idéales, mais elles peuvent attendre et rien ne changera si elles sont effectuées plus tard (d’ailleurs, ce qui n’est pas essentiel cette semaine pourra le devenir la semaine prochaine, rien n’est immuable : lorsque mon appartement deviendra, à mes yeux, invivable, ou qu’une de mes amies aura vraiment besoin de moi ou moi réellement besoin de la voir, alors la tâche remontera au top de la catégorie concernée !). Simplement, je dois accepter que pendant un temps, les choses restent dans leur état actuel et que cela ne changera rien à la façon donc j’avance personnellement. Si je ne fais pas la poussière demain, que va-t-il arriver après-demain ? Dans une semaine ? Dans un mois ? A priori, il n’arrivera strictement rien avant un bon bout de temps… Sauf le jour où je n’arriverai plus à travailler dans cet environnement sans y penser en permanence. D’ici là, j’ai donc décidé de laisser couler !

Accepter de laisser derrière vous les tâches qui ne sont pas essentielles, c’est miser sur le vous du futur plutôt que sur celui de l’instant. C’est en visant loin qu’on avance, et il me semble que c’est aussi une des clés essentielle de ce fameux « lâcher prise » avec lequel on nous rabâche les oreilles en permanence.

Alors, prêts à travailler ensemble pour accomplir moins, mais mieux ? ✨

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